Fristen und Angaben prüfen Nebenkostenabrechnung: Das sollten Mieter prüfen
Wenn die Nebenkostenabrechnung im Briefkasten liegt, lohnt sich ein genauer Blick. Nicht alle Kosten dürfen umgelegt werden, und auch bei Fristen, Wohnfläche und Verteilerschlüssel können Fehler passieren. Worauf Mieter achten sollten.
Die Nebenkostenabrechnung sorgt bei vielen Mietern für unangenehme Überraschungen. Besonders wenn eine hohe Nachzahlung fällig wird, lohnt sich ein genauer Blick auf die Zahlen. Denn nicht alle Kosten dürfen auf die Mieterschaft umgelegt werden, und auch bei der Berechnung können Fehler passieren. Worauf es bei der Prüfung ankommt.
Fristen und Angaben kontrollieren
Zunächst sollten Mieter prüfen, ob die Abrechnung rechtzeitig eingegangen ist. Vermieter haben grundsätzlich zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums Zeit, die Nebenkostenabrechnung vorzulegen. Bei einem Abrechnungszeitraum für das Kalenderjahr 2025 muss sie also spätestens am 31. Dezember 2026 vorliegen. Kommt sie später, sind Nachforderungen in der Regel ausgeschlossen. Ausnahmen gelten, wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat.
Auch die Abrechnung selbst muss nachvollziehbar sein. Dazu gehören eine Übersicht über die Gesamtkosten, der verwendete Verteilerschlüssel und die Berechnung des eigenen Anteils. Außerdem muss erkennbar sein, welche Vorauszahlungen bereits geleistet wurden und wie sich daraus ein Guthaben oder eine Nachzahlung ergibt.
Welche Kosten dürfen umgelegt werden?
Nicht jede Ausgabe rund um ein Mietshaus darf automatisch auf die Bewohner umgelegt werden. Umlagefähig sind grundsätzlich laufende Betriebskosten, sofern ihre Übernahme im Mietvertrag vereinbart wurde. Dazu gehören beispielsweise Kosten für Wasser, Müllentsorgung, Gebäudereinigung oder Gartenpflege.
Reparaturen, Verwaltungskosten und Instandhaltungsmaßnahmen gehören dagegen grundsätzlich nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten. Tauchen solche Positionen in der Abrechnung auf, sollten Mieter genauer nachfragen. Auch bei Hausmeisterkosten lohnt sich ein Blick: Werden darin Verwaltungsaufgaben oder Reparaturen abgerechnet, dürfen diese Anteile nicht einfach als Betriebskosten weitergegeben werden. Die Verbraucherzentrale empfiehlt insbesondere bei Heizkosten, die einzelnen Positionen und die zugrunde liegenden Belege zu kontrollieren.
Verteilerschlüssel und Wohnfläche überprüfen
Ein weiterer möglicher Fehler betrifft die Verteilung der Kosten. Mieter sollten kontrollieren, ob die angegebene Wohnfläche stimmt und welcher Verteilerschlüssel verwendet wurde. Häufig werden Kosten nach Quadratmetern aufgeteilt. Bei verbrauchsabhängigen Kosten muss dagegen grundsätzlich ein Maßstab berücksichtigt werden, der den unterschiedlichen Verbrauch abbildet. Abweichende Regelungen können im Mietvertrag vereinbart sein.
Auch ein Vergleich mit dem Vorjahr kann aufschlussreich sein. Sind einzelne Positionen plötzlich deutlich teurer, muss das nicht automatisch auf einen Fehler hindeuten. Höhere Energiepreise, gestiegene Gebühren oder ein veränderter Verbrauch können die Ursache sein. Auffällige Sprünge sollten jedoch nachvollziehbar erklärt werden können.
Wer seine Betriebskosten mit anderen Haushalten vergleichen möchte, kann den BetriebskostenCheck des Deutschen Mieterbundes nutzen. Das kostenlose Angebot zeigt, wie die eigenen Kosten im bundesweiten Vergleich abschneiden und welche Positionen besonders ins Gewicht fallen. Es ersetzt allerdings keine individuelle rechtliche Prüfung der Abrechnung.
Wer speziell seine Heizkosten überprüfen möchte, kann zusätzlich einen kostenlosen Heizkostencheck nutzen. Damit lässt sich unter anderem prüfen, ob die Heiz- und Warmwasserkosten plausibel sind und ob bei der Aufteilung der CO₂-Kosten zwischen Mietern und Vermietern alles korrekt abgerechnet wurde.
Belegeinsicht verlangen
Bleiben Zweifel, dürfen Mieter Einsicht in die Belege verlangen, auf denen die Abrechnung beruht. Dazu zählen beispielsweise Rechnungen und andere Nachweise zu den angesetzten Kosten. Der Vermieter kann die Unterlagen auch elektronisch bereitstellen. So lässt sich prüfen, ob die abgerechneten Beträge tatsächlich angefallen sind und korrekt verteilt wurden.
Wer Fehler entdeckt, sollte diese konkret benennen und schriftlich beanstanden. Dafür gilt grundsätzlich eine Frist von zwölf Monaten ab Zugang der Abrechnung. Es empfiehlt sich, den Widerspruch nachweisbar zu übermitteln und die eigene Frist im Blick zu behalten. Bei größeren Nachforderungen oder unklaren Rechtsfragen können ein Mieterverein oder eine Rechtsberatung helfen.
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